Zmiana biura księgowego – jak przygotować firmę do płynnego przejścia?

Zmiana biura księgowego nie musi oznaczać chaosu, przerw w rozliczeniach ani nerwowego kompletowania dokumentów. Jeżeli przedsiębiorca odpowiednio zaplanuje cały proces i zadba o przekazanie kompletu informacji, przejście do nowego biura może przebiec sprawnie i bez zbędnych komplikacji.

Najważniejsze jest ustalenie, od kiedy nowe biuro przejmuje obsługę, jakie dokumenty powinno otrzymać oraz które sprawy wymagają dokończenia przez dotychczasowe biuro księgowe.

Zacznij od ustalenia konkretnej daty zmiany

Pierwszym krokiem powinno być określenie momentu, od którego nowe biuro księgowe zacznie prowadzić rozliczenia firmy.

Najwygodniej, gdy zmiana następuje na początku nowego okresu rozliczeniowego, ponieważ ułatwia to rozdzielenie odpowiedzialności za dokumentację.

Warto jasno ustalić:

do którego miesiąca rozliczenia prowadzi dotychczasowe biuro,
od którego miesiąca dokumenty trafiają już do nowego biura,
kto odpowiada za przygotowanie ostatnich deklaracji i rozliczeń,
kiedy nastąpi przekazanie dokumentacji.

Dzięki temu nie powstaje sytuacja, w której część dokumentów trafia równolegle do dwóch miejsc.

Sprawdź warunki obecnej umowy

Przed zakończeniem współpracy warto sprawdzić umowę zawartą z dotychczasowym biurem księgowym.

Szczególną uwagę należy zwrócić na:

okres wypowiedzenia,
sposób rozwiązania umowy,
zasady odbioru dokumentacji,
termin końcowego rozliczenia,
ewentualne dodatkowe obowiązki związane z zakończeniem współpracy.

Pozwala to odpowiednio zaplanować zmianę i uniknąć nieporozumień dotyczących zakresu odpowiedzialności obu biur.

Przygotuj podstawowe dane firmy

Nowe biuro księgowe będzie potrzebowało informacji pozwalających rozpocząć obsługę przedsiębiorstwa.

W zależności od rodzaju działalności mogą to być między innymi:

dane rejestrowe firmy,
NIP i REGON,
informacje dotyczące formy prowadzenia działalności,
informacje o sposobie opodatkowania,
dane rachunków bankowych,
informacje o podatku VAT,
dane dotyczące zatrudnienia pracowników,
informacje o aktualnych umowach i zobowiązaniach.

Dobrze przygotowany komplet danych znacznie przyspiesza rozpoczęcie współpracy.

Odbierz dokumentację od poprzedniego biura

Jednym z najważniejszych etapów jest przekazanie dokumentacji księgowej.

Zakres dokumentów zależy od rodzaju działalności i sposobu prowadzenia księgowości, ale mogą obejmować między innymi:

ewidencje księgowe,
rejestry VAT,
zestawienia rozliczeń,
dokumentację środków trwałych,
dokumenty kadrowo-płacowe,
informacje dotyczące bieżących zobowiązań,
dokumentację związaną z wcześniejszymi rozliczeniami.

Warto ustalić z nowym biurem, jakie dokumenty będą potrzebne, zanim przedsiębiorca odbierze dokumentację od poprzedniego księgowego.

Przekaż informacje o nierozliczonych sprawach

Sama dokumentacja nie zawsze pokazuje pełny obraz sytuacji firmy.

Nowe biuro powinno również wiedzieć o sprawach, które są w toku.

Mogą to być na przykład:

oczekujące korekty,
nierozliczone faktury,
zaległe płatności kontrahentów,
trwające rozliczenia dotyczące pracowników,
leasingi i kredyty,
nowe inwestycje,
transakcje zagraniczne,
istotne zmiany planowane w najbliższych miesiącach.

Im więcej kontekstu otrzyma księgowa na początku współpracy, tym łatwiej będzie kontynuować obsługę bez konieczności późniejszego odtwarzania informacji.

Nie zapomnij o dokumentacji pracowników

Jeżeli firma zatrudnia pracowników, zmiana biura księgowego obejmuje również dokumentację kadrowo-płacową.

Nowe biuro powinno otrzymać aktualne informacje dotyczące między innymi:

zatrudnionych osób,
obowiązujących umów,
wysokości wynagrodzeń,
wymiaru czasu pracy,
urlopów i nieobecności,
zmian warunków zatrudnienia,
bieżących rozliczeń wynagrodzeń.

Szczególnie ważne jest przekazanie informacji o zmianach, które mają wejść w życie w najbliższym czasie.

Uporządkuj bieżące faktury i dokumenty

Zmiana biura to dobry moment na uporządkowanie obiegu dokumentów w firmie.

Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty z ostatniego okresu zostały przekazane oraz czy nie brakuje:

faktur sprzedażowych,
dokumentów kosztowych,
wyciągów bankowych,
umów,
dokumentów dotyczących środków trwałych,
dokumentów pracowniczych.

Jeżeli część dokumentów znajduje się w różnych skrzynkach mailowych, programach lub folderach, warto zebrać je w jednym miejscu.

Ustal nowy sposób przekazywania dokumentów

Nie trzeba automatycznie przenosić do nowego biura wszystkich dotychczasowych przyzwyczajeń.

Zmiana jest dobrą okazją, aby ustalić prostszy i bardziej uporządkowany sposób współpracy.

Można określić między innymi:

w jaki sposób będą przekazywane faktury,
do kiedy dokumenty powinny trafiać do biura,
gdzie zgłaszać sprawy kadrowe,
jak przekazywać informacje o nietypowych transakcjach,
w jaki sposób odbywa się bieżący kontakt.

Jedna jasna ścieżka komunikacji pozwala ograniczyć ryzyko zagubienia ważnej informacji.

Zadbaj o ciągłość dostępu do dokumentów

Przedsiębiorca powinien mieć możliwość odnalezienia dokumentów również po zakończeniu współpracy z poprzednim biurem.

Jeżeli część dokumentacji była przechowywana wyłącznie w systemie używanym przez dotychczasowe biuro, warto wcześniej ustalić sposób jej pobrania lub przekazania.

Dotyczy to szczególnie dokumentów, do których firma może potrzebować dostępu po kilku miesiącach lub latach.

Nie zostawiaj zmiany na ostatnią chwilę

Im wcześniej rozpocznie się przygotowania, tym łatwiej przeprowadzić zmianę spokojnie.

Dobrze zaplanowany proces pozwala:

skompletować dokumentację,
wyjaśnić ewentualne braki,
ustalić zakres odpowiedzialności,
przekazać informacje o bieżących sprawach,
przygotować nowy sposób współpracy.

Najwięcej problemów pojawia się zwykle wtedy, gdy przedsiębiorca próbuje zmienić biuro w ciągu kilku dni i dopiero wtedy zaczyna ustalać, gdzie znajdują się potrzebne dokumenty.

Zmiana biura księgowego może być dobrym momentem na uporządkowanie współpracy

Zmiana biura nie powinna ograniczać się wyłącznie do przekazania segregatora z dokumentami.

To również dobra okazja, aby uporządkować sposób komunikacji, terminy przekazywania faktur i zasady zgłaszania ważnych zmian w firmie.

Jeżeli nowe biuro otrzyma kompletną dokumentację oraz informacje o bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa, może płynnie przejąć obsługę i kontynuować prowadzenie księgowości.

Planujesz zmianę biura księgowego?

IT-BILLING pomaga przedsiębiorcom przejść przez proces rozpoczęcia współpracy i uporządkować przekazanie dokumentów z poprzedniego biura.

Jeżeli zastanawiasz się nad zmianą biura księgowego i chcesz wcześniej ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/