Zakładanie Firmy Krok Po Kroku – Jakie Decyzje Księgowe Warto Podjąć Na Starcie? - IT-BILLING Małgorzata Czuba

Założenie działalności gospodarczej samo w sobie nie jest dziś szczególnie skomplikowane. Więcej pytań pojawia się jednak wtedy, gdy trzeba podjąć pierwsze decyzje dotyczące podatków, ZUS, rachunku firmowego, dokumentów czy sposobu prowadzenia księgowości.

Warto uporządkować te kwestie jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Dzięki temu pierwsze miesiące firmy nie zaczynają się od poprawiania danych, szukania brakujących dokumentów i zastanawiania się, czy wybrany sposób rozliczeń rzeczywiście pasuje do planowanego biznesu.

1. Określ, czym firma będzie się zajmować

Pierwszym krokiem jest możliwie precyzyjne określenie zakresu działalności.

Ma to znaczenie między innymi przy:

rejestracji firmy,
wyborze odpowiednich kodów PKD,
określaniu sposobu rozliczeń,
ustalaniu obowiązków związanych z VAT,
planowaniu przyszłych kosztów i przychodów.

Nie warto wybierać przypadkowo dużej liczby kodów „na zapas”. Lepiej zacząć od działalności, którą rzeczywiście planujesz prowadzić, a dodatkowe zakresy uzupełniać wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba.

2. Forma opodatkowania – decyzja, której nie warto podejmować w ciemno

Jedną z najważniejszych decyzji na początku działalności jest sposób opodatkowania dochodów lub przychodów.

Nie ma jednej formy, która będzie najlepsza dla każdego przedsiębiorcy. Znaczenie mogą mieć między innymi:

rodzaj działalności,
przewidywany poziom przychodów,
wysokość i rodzaj kosztów,
planowane inwestycje,
sytuacja przedsiębiorcy poza działalnością.

Dlatego przed rejestracją firmy warto zebrać podstawowe informacje o planowanym biznesie i omówić je z osobą prowadzącą księgowość.

Decyzja podjęta wyłącznie na podstawie informacji znalezionej w internecie albo doświadczenia znajomego przedsiębiorcy nie zawsze będzie odpowiednia dla innej firmy.

3. Sprawdź, jak będzie wyglądała kwestia VAT

Nie każda działalność rozpoczyna się od identycznych obowiązków związanych z VAT.

W zależności od rodzaju działalności, planowanej sprzedaży oraz klientów sytuacja może wyglądać inaczej.

Przed rozpoczęciem działalności warto więc ustalić:

czy firma będzie objęta VAT,
czy może korzystać ze zwolnienia,
z jakimi klientami będzie współpracować,
czy planowana jest sprzedaż lub zakup usług poza Polską.

Szczególnie istotne jest to w przypadku firm, które od początku planują współpracę z zagranicznymi kontrahentami albo korzystać z usług zagranicznych platform i dostawców.

4. Sprawdź swoje obowiązki wobec ZUS

Rozpoczęcie działalności wiąże się również z obowiązkami dotyczącymi ubezpieczeń i składek.

Sytuacja przedsiębiorcy może zależeć między innymi od tego:

czy wcześniej prowadził działalność,
czy równocześnie pracuje na umowę o pracę,
kiedy rozpoczyna firmę,
czy spełnia warunki do korzystania z dostępnych ulg.

Nie warto automatycznie zakładać, że każdy nowy przedsiębiorca będzie rozliczany w identyczny sposób.

Dobrze ustalić swoją sytuację jeszcze przed rozpoczęciem działalności, żeby od początku poprawnie przygotować zgłoszenia i późniejsze rozliczenia.

5. Konto firmowe – zdecyduj, jak oddzielisz finanse firmy

Oddzielenie pieniędzy firmowych od prywatnych znacznie ułatwia późniejszą kontrolę nad działalnością.

Osobny rachunek pozwala łatwiej:

sprawdzać wpływy od klientów,
kontrolować płatności,
odnajdywać konkretne transakcje,
porównywać płatności z fakturami,
przygotowywać dokumenty do księgowości.

Nawet w niewielkiej działalności porządek w rachunkach oszczędza później dużo czasu.

6. Ustal sposób wystawiania faktur

Warto od początku zdecydować, w jaki sposób będą wystawiane dokumenty sprzedażowe.

Dobrze ustalić:

z jakiego programu będziesz korzystać,
gdzie będą przechowywane dokumenty,
kto będzie je wystawiał,
jak będą przekazywane do księgowości,
jak będą przechowywane korekty i dodatkowe dokumenty.

Im wcześniej powstanie prosty schemat, tym łatwiej zachować porządek, gdy liczba klientów zacznie rosnąć.

7. Zaplanuj obieg dokumentów

Pierwsze miesiące działalności są dobrym momentem na wyrobienie prostych nawyków.

W praktyce wystarczy ustalić:

jedno miejsce na faktury kosztowe,
jeden sposób przekazywania dokumentów,
stały termin ich przekazywania,
sposób opisywania nietypowych zakupów,
miejsce przechowywania ważnych umów.

Najwięcej chaosu pojawia się zwykle wtedy, gdy dokumenty są rozrzucone między pocztą, telefonem, komunikatorami i papierowymi segregatorami.

8. Zastanów się, jakie koszty pojawią się już na początku

Jeszcze przed pierwszą sprzedażą mogą pojawić się wydatki związane z uruchomieniem firmy.

Mogą to być na przykład:

komputer lub telefon,
oprogramowanie,
strona internetowa,
reklama,
wyposażenie,
materiały,
wynajem,
samochód,
szkolenia związane z działalnością.

Dobrze wcześniej ustalić, jakie dokumenty należy zachować i w jaki sposób przekazywać je do księgowości.

9. Nie mieszaj dokumentów prywatnych z firmowymi

Jednym z najprostszych sposobów na ograniczenie późniejszych problemów jest oddzielenie dokumentów dotyczących firmy od prywatnych zakupów.

Pomaga w tym:

osobny folder na dokumenty,
osobny adres e-mail do spraw firmowych,
regularne pobieranie faktur,
korzystanie z uporządkowanego rachunku do płatności firmowych.

To drobne działania, które po kilku miesiącach prowadzenia firmy robią dużą różnicę.

10. Ustal sposób współpracy z biurem księgowym przed pierwszym miesiącem rozliczeń

Nie warto czekać z wyborem biura księgowego do momentu, gdy pojawi się pierwszy termin rozliczenia.

Jeszcze przed rozpoczęciem działalności warto ustalić:

jakie dokumenty będą potrzebne,
kiedy je przekazywać,
jak zgłaszać nietypowe transakcje,
w jaki sposób przekazywać informacje o zmianach,
jak wygląda bieżący kontakt.

Dzięki temu przedsiębiorca wie od początku, czego pilnować i nie musi poznawać całego procesu dopiero po pierwszym miesiącu działalności.

Dobry start to przede wszystkim porządek

Zakładanie firmy nie sprowadza się tylko do rejestracji działalności.

Warto od początku zadbać również o sposób rozliczeń, dokumenty, ZUS, VAT, faktury i organizację finansów.

Nie wszystkie decyzje muszą być skomplikowane, ale dobrze podejmować je świadomie i w oparciu o rzeczywisty model planowanej działalności.

Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwijaniu firmy zamiast na poprawianiu podstawowych spraw organizacyjnych już po jej uruchomieniu.

Zakładasz działalność i chcesz dobrze przygotować jej księgowość?

IT-BILLING pomaga przedsiębiorcom uporządkować kwestie związane z rozpoczęciem działalności oraz późniejszą bieżącą obsługą księgową.

Jeżeli planujesz założenie firmy i chcesz wcześniej ustalić, jakie informacje i dokumenty będą potrzebne, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/