Zatrudnienie pierwszej lub kolejnej osoby w firmie wiąże się z wyborem odpowiedniej formy współpracy. W praktyce przedsiębiorcy często porównują umowę o pracę z umową zlecenia, patrząc przede wszystkim na koszty.

To jednak tylko część obrazu.

Obie formy różnią się również sposobem organizacji współpracy, dokumentacją, obowiązkami po stronie przedsiębiorcy oraz zakresem informacji, które trzeba regularnie przekazywać do biura księgowego.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto spojrzeć na temat szerzej niż tylko przez wysokość miesięcznego wynagrodzenia.

Umowa o pracę oznacza bardziej rozbudowaną organizację

Przy umowie o pracę przedsiębiorca wchodzi w pełną relację pracodawca–pracownik.

W praktyce oznacza to konieczność uporządkowania wielu elementów współpracy, między innymi:

• czasu pracy,
• urlopów,
• nieobecności,
• wynagrodzenia,
• zmian warunków zatrudnienia,
• dokumentacji pracowniczej,
• obowiązków związanych z rozpoczęciem i zakończeniem zatrudnienia.

Im więcej pracowników zatrudnia firma, tym większe znaczenie ma sprawny system przekazywania informacji kadrowych.

Umowa zlecenie działa inaczej niż etat

Umowa zlecenie jest inną formą współpracy niż umowa o pracę i nie powinna być traktowana jak „prostszy etat”.

Sposób wykonywania zlecenia, zakres obowiązków stron oraz organizacja współpracy powinny odpowiadać rzeczywistemu charakterowi relacji.

Dlatego przy wyborze formy umowy warto uwzględnić nie tylko koszty, ale również to:

• jak ma wyglądać współpraca,
• w jaki sposób będzie wykonywana praca lub zlecenie,
• jaki jest zakres samodzielności,
• jak rozliczane będzie wynagrodzenie,
• jakie dokumenty będą potrzebne.

Dokumentacja przy umowie o pracę

W przypadku zatrudnienia pracownika zakres dokumentacji jest bardziej rozbudowany.

Do biura księgowego mogą trafiać między innymi informacje dotyczące:

• rozpoczęcia zatrudnienia,
• warunków umowy,
• wysokości wynagrodzenia,
• wymiaru czasu pracy,
• urlopów,
• nieobecności,
• nadgodzin,
• premii,
• zmian wynagrodzenia,
• zakończenia zatrudnienia.

Ważne jest, aby te informacje były przekazywane regularnie i według jednego ustalonego schematu.

Dokumentacja przy umowie zlecenia

Przy umowie zlecenia również potrzebne są konkretne informacje, ale zakres dokumentacji wygląda inaczej.

W zależności od sytuacji biuro księgowe może potrzebować między innymi:

• danych zleceniobiorcy,
• okresu obowiązywania umowy,
• wysokości wynagrodzenia,
• sposobu rozliczenia,
• informacji dotyczących innych tytułów do ubezpieczeń,
• danych potrzebnych do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia.

Jeżeli warunki współpracy zmieniają się w trakcie trwania umowy, warto zgłaszać to na bieżąco.

Czas pracy i organizacja wykonywania obowiązków

Jedna z podstawowych różnic dotyczy sposobu organizowania pracy.

Przy umowie o pracę kwestie takie jak czas pracy, grafik, urlopy czy nadgodziny mają duże znaczenie w codziennej obsłudze kadrowej.

Przy umowie zlecenia sposób wykonywania zlecenia może wyglądać inaczej, zależnie od charakteru współpracy.

Dlatego wybór umowy powinien odpowiadać temu, jak relacja rzeczywiście będzie wyglądała w praktyce.

Urlopy i nieobecności

Przy umowie o pracę przedsiębiorca musi na bieżąco kontrolować i przekazywać informacje dotyczące między innymi urlopów i nieobecności pracownika.

Przy umowie zlecenia ten obszar wygląda inaczej i zależy od treści umowy oraz sposobu organizacji współpracy.

To kolejny powód, dla którego nie warto sprowadzać porównania obu form wyłącznie do miesięcznego kosztu.

Wynagrodzenie i sposób rozliczenia

W obu przypadkach wynagrodzenie powinno być prawidłowo udokumentowane i rozliczone.

Znaczenie ma jednak nie tylko sama kwota.

Przedsiębiorca powinien ustalić:

• w jaki sposób wynagrodzenie jest określone,
• kiedy jest wypłacane,
• czy występują dodatkowe składniki,
• czy rozliczenie zależy od czasu pracy lub wykonanych zadań,
• jakie informacje trzeba przekazać przed przygotowaniem wypłaty.

Im bardziej przejrzyste zasady zostaną ustalone na początku, tym mniej wyjaśnień będzie potrzebnych później.

Składki i rozliczenia mogą wyglądać inaczej

Forma umowy wpływa również na sposób rozliczeń związanych z wynagrodzeniem.

Przy umowie zlecenia szczególnie ważne mogą być dodatkowe informacje dotyczące sytuacji osoby wykonującej zlecenie.

Dlatego przy rozpoczęciu współpracy warto przekazać księgowej pełne dane, zamiast zakładać, że każda umowa zlecenie będzie rozliczana dokładnie tak samo.

Zatrudnienie pierwszej osoby wymaga przygotowania

Jeżeli firma do tej pory nie zatrudniała pracowników ani zleceniobiorców, warto przygotować prostą procedurę jeszcze przed podpisaniem pierwszej umowy.

Dobrze ustalić:

• kto przekazuje dane do biura księgowego,
• jakie informacje są potrzebne przed rozpoczęciem współpracy,
• kiedy zgłaszać zmiany,
• w jaki sposób raportować dane do wynagrodzeń,
• gdzie przechowywać dokumentację.

Taki schemat bardzo ułatwia późniejsze zatrudnianie kolejnych osób.

Nie wybieraj umowy wyłącznie na podstawie kosztu

Koszt zatrudnienia jest oczywiście ważny, ale nie powinien być jedynym kryterium.

Przedsiębiorca powinien również przeanalizować:

• charakter wykonywanych obowiązków,
• sposób organizacji pracy,
• przewidywany czas współpracy,
• poziom samodzielności,
• obowiązki dokumentacyjne,
• sposób rozliczania wynagrodzenia,
• rzeczywiste potrzeby firmy.

Dopiero połączenie tych elementów daje pełniejszy obraz sytuacji.

Forma umowy powinna odpowiadać rzeczywistej współpracy

Najważniejsze jest to, aby wybrana forma była zgodna z tym, jak współpraca faktycznie wygląda.

Nie warto próbować dopasowywać codziennej organizacji pracy do umowy wybranej wyłącznie dlatego, że wydaje się prostsza lub tańsza.

Jeżeli zakres obowiązków, sposób wykonywania pracy i relacja między stronami są jasno określone od początku, późniejsza obsługa kadrowa i płacowa jest znacznie łatwiejsza.

Warto skonsultować wybór przed podpisaniem umowy

Jeżeli przedsiębiorca nie ma pewności, jaka forma współpracy będzie odpowiednia, najlepiej ustalić najważniejsze kwestie jeszcze przed podpisaniem dokumentów.

Pozwala to wcześniej przygotować:

• potrzebne dane,
• sposób rozliczenia,
• dokumentację,
• harmonogram przekazywania informacji,
• organizację współpracy z biurem księgowym.

Dzięki temu zatrudnienie nowej osoby nie zaczyna się od kompletowania brakujących informacji w ostatniej chwili.

Dobra organizacja zatrudnienia oszczędza czas

Niezależnie od tego, czy firma zatrudnia pracownika na umowę o pracę, czy współpracuje na podstawie umowy zlecenia, kluczowe znaczenie ma porządek w dokumentacji i regularne przekazywanie informacji.

Prosty system komunikacji z biurem księgowym pozwala ograniczyć liczbę poprawek i ułatwia przygotowanie wynagrodzeń.

Planujesz zatrudnić pracownika lub zleceniobiorcę?

IT-BILLING prowadzi obsługę kadrowo-płacową przedsiębiorców i pomaga uporządkować dokumentację związaną z zatrudnieniem oraz bieżącym rozliczaniem wynagrodzeń.

Jeżeli planujesz zatrudnić nową osobę i chcesz wcześniej ustalić, jakie informacje będą potrzebne do obsługi kadrowej, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/