Stowarzyszenie a księgowość – od czego zacząć porządkowanie dokumentacji?

Księgowość stowarzyszenia to specyficzny obszar, który często sprawia trudności zarządom, zwłaszcza w organizacjach działających głównie społecznie. Wiele osób mylnie zakłada, że brak działalności gospodarczej zwalnia stowarzyszenie z obowiązku prowadzenia ewidencji. Nic bardziej mylnego – każda organizacja pozarządowa, niezależnie od skali działań, musi rzetelnie rozliczać swoje finanse i składać roczne sprawozdania.

Uporządkowanie dokumentacji to fundament sprawnie działającego stowarzyszenia i spokojnej głowy jego władz. Od czego zacząć ten proces?

1. Segregacja według źródeł finansowania

Kluczem do ładu w dokumentach stowarzyszenia jest ścisłe oddzielenie środków. To najważniejszy krok, który ułatwia późniejsze rozliczenia i przygotowanie sprawozdań.

Wprowadź jasny podział dokumentów na dwie główne kategorie:

• Działalność statutowa odpłatna i nieodpłatna – tutaj trafiają wszystkie faktury i rachunki związane z realizacją celów stowarzyszenia (np. organizacja warsztatów, zakup sprzętu, wynajem sali).
• Działalność gospodarcza (jeśli stowarzyszenie ją prowadzi) – dokumenty związane z komercyjną sprzedażą produktów lub usług.

Dodatkowo, posegreguj dokumenty według konkretnych projektów lub grantów. Każdy projekt powinien mieć osobny segregator z kompletem pism.

2. Prawidłowe opisywanie dokumentów kosztowych

Częstym błędem jest przekazywanie do księgowości samych faktur bez żadnego opisu. W stowarzyszeniach jest to niedopuszczalne. Każda faktura zakupowa musi posiadać czytelny opis na odwrocie lub załączniku.

Opis powinien zawierać informacje:

• czego dotyczył zakup,
• w ramach jakiego projektu/działania statutowego wydatek został poniesiony,
• kto zaakceptował wydatek (podpis członka zarządu),
• numer konta bankowego, z którego dokonano płatności.

Dzięki temu biuro księgowe będzie mogło prawidłowo przypisać koszt do właściwej kategorii.

3. Kompletowanie uchwał i protokołów

Księgowość stowarzyszenia to nie tylko faktury, ale przede wszystkim decyzje zarządu i walnego zebrania. Każdy wydatek, każda umowa i każda zmiana w organizacji muszą mieć podstawę w formie uchwały.

Upewnij się, że w dokumentacji znajdują się:

• aktualny Statut stowarzyszenia oraz wypis z KRS,
• posegregowane Uchwały walnego zebrania członków,
• Uchwały i protokoły z posiedzeń zarządu dotyczące spraw finansowych,
• dokumenty związane z wyborem władz.

Brak formalnych podstaw do wydatkowania środków to najczęstszy problem podczas kontroli.

4. Wyciągi bankowe i umowy

Ważnym filarem są dokumenty potwierdzające przepływ pieniędzy oraz zobowiązania. Do biura księgowego muszą trafiać:

• wyciągi bankowe pokazujące wszystkie wpływy i wydatki,
• posegregowane umowy – zlecenia, o dzieło, umowy najmu czy umowy darowizny,
• zestawienie składek członkowskich z potwierdzeniem ich wpłaty.

Prawidłowe dopasowanie wpłat do celów statutowych pozwala uniknąć pomyłek w rozliczeniach i szybko wyłapać ewentualne zaległości.

(Uwaga: Pamiętaj, że szczegółowe wymogi dotyczące dokumentacji warto każdorazowo zweryfikować z przyjętym w Twoim stowarzyszeniu planem gospodarczym oraz aktualnymi przepisami Ustawy o rachunkowości).

Prowadzisz stowarzyszenie i potrzebujesz sprawnej obsługi finansowej? Skontaktuj się z IT-BILLING.

IT-BILLING Małgorzata Czuba

ul. gen. Stefana Grota-Roweckiego 12, 05-530 Góra Kalwaria