Samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej generuje wiele różnych dokumentów: faktury za paliwo, serwis, ubezpieczenie, leasing, opłaty parkingowe czy przejazdy autostradami. Sposób ich rozliczenia zależy między innymi od tego, w jaki sposób pojazd jest wykorzystywany w firmie i jaki ma status.

Dlatego przy samochodzie firmowym szczególnie ważne jest regularne przekazywanie księgowej kompletu dokumentów oraz informacji dotyczących pojazdu.

Zacznij od informacji o samochodzie

Jeżeli przedsiębiorca zaczyna wykorzystywać samochód w działalności, biuro księgowe powinno otrzymać podstawowe dane dotyczące pojazdu.

W zależności od sytuacji mogą to być między innymi:

marka i model samochodu,
numer rejestracyjny,
forma własności pojazdu,
sposób finansowania,
informacja o sposobie wykorzystywania samochodu,
data rozpoczęcia korzystania z pojazdu w działalności.

Pozwala to księgowej właściwie przyporządkować kolejne dokumenty związane z samochodem.

Faktury za paliwo

Jednymi z najczęściej przekazywanych dokumentów są faktury za paliwo.

Warto zadbać o to, aby:

dokument był czytelny,
zawierał prawidłowe dane firmy,
był przypisany do właściwego pojazdu,
nie został przesłany dwukrotnie.

Jeżeli firma korzysta z kilku samochodów, dobrym rozwiązaniem jest opisanie, którego pojazdu dotyczy dana faktura.

Serwis, naprawy i części

Samochód używany w działalności wymaga regularnej eksploatacji.

Do biura księgowego warto przekazywać faktury dotyczące między innymi:

przeglądów,
napraw,
wymiany opon,
zakupu części,
usług wulkanizacyjnych,
myjni,
płynów eksploatacyjnych,
innych usług związanych z utrzymaniem pojazdu.

Przy większych naprawach dobrze jest również zachować dokumentację pozwalającą określić zakres wykonanych prac.

Ubezpieczenie samochodu

Polisy OC, AC i inne ubezpieczenia związane z pojazdem również powinny trafić do księgowej.

Warto przekazać nie tylko potwierdzenie płatności, ale również samą polisę lub dokument zawierający informacje dotyczące okresu ubezpieczenia i wysokości składki.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy składka obejmuje dłuższy okres.

Leasing i finansowanie

Jeżeli samochód jest użytkowany na podstawie umowy leasingu, pożyczki lub innej formy finansowania, biuro księgowe powinno otrzymać odpowiednią dokumentację.

Może to obejmować między innymi:

umowę leasingową,
harmonogram płatności,
fakturę za opłatę wstępną,
miesięczne faktury leasingowe,
dokumenty dotyczące wykupu pojazdu,
aneksy do umowy.

Nie warto ograniczać się wyłącznie do przekazywania kolejnych faktur. Sama umowa może zawierać informacje istotne dla sposobu rozliczenia.

Parkingi i autostrady

Wydatki związane z codziennym użytkowaniem samochodu obejmują również opłaty parkingowe, autostradowe i inne koszty przejazdów.

W zależności od sposobu płatności dokumentem może być między innymi:

faktura,
paragon,
potwierdzenie płatności,
dokument z aplikacji lub systemu operatora.

Warto przechowywać takie dokumenty na bieżąco, szczególnie jeśli opłaty są realizowane przez różne aplikacje lub systemy.

Samochód wykorzystywany również prywatnie

W wielu firmach samochód służy zarówno do celów biznesowych, jak i prywatnych.

W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien poinformować księgową o sposobie wykorzystywania pojazdu.

Ma to znaczenie przy ustalaniu sposobu rozliczenia wydatków związanych z samochodem.

Nie warto zakładać, że każda faktura dotycząca pojazdu będzie rozliczana w taki sam sposób niezależnie od charakteru jego użytkowania.

Zakup samochodu do firmy

Zakup pojazdu to większa transakcja, dlatego warto przekazać księgowej komplet dokumentów od razu.

Mogą to być między innymi:

faktura zakupu,
umowa sprzedaży,
dokumenty finansowania,
dane pojazdu,
informacje o dacie rozpoczęcia użytkowania,
dodatkowe koszty związane z zakupem.

Dzięki temu można odpowiednio przygotować dokumentację dotyczącą samochodu od początku jego wykorzystywania w działalności.

Sprzedaż samochodu

Równie ważne jest poinformowanie biura księgowego o sprzedaży pojazdu.

Należy przekazać dokument potwierdzający transakcję oraz poinformować o dacie zakończenia wykorzystywania samochodu w działalności.

Jeżeli samochód był wcześniej związany z firmą przez dłuższy czas, sposób rozliczenia sprzedaży może wymagać uwzględnienia wcześniejszej dokumentacji.

Mandat nie jest zwykłym wydatkiem eksploatacyjnym

Wśród dokumentów dotyczących samochodu mogą pojawiać się również mandaty lub inne kary.

Nie należy traktować ich tak samo jak faktury za paliwo, parking czy serwis.

W przypadku takich wydatków warto od razu poinformować księgową o charakterze płatności zamiast umieszczać ją razem ze zwykłymi kosztami samochodu.

Kilka samochodów? Warto je wyraźnie rozdzielić

Jeżeli firma korzysta z więcej niż jednego pojazdu, warto od początku prowadzić prosty podział dokumentów.

Można na przykład stosować foldery:

Samochód 1 → paliwo

Samochód 1 → serwis

Samochód 2 → paliwo

Samochód 2 → leasing

Pozwala to szybciej przypisać wydatki do właściwego samochodu i ogranicza dodatkowe pytania.

Nie czekaj z dokumentami do końca roku

Dokumenty dotyczące samochodu najlepiej przekazywać razem z pozostałą dokumentacją za dany miesiąc.

Dotyczy to szczególnie:

faktur paliwowych,
rat leasingowych,
serwisu,
polis,
parkingów,
innych wydatków eksploatacyjnych.

Regularne przekazywanie dokumentów pozwala również szybciej zauważyć ewentualne braki.

Przy większej zmianie poinformuj księgową wcześniej

Warto skontaktować się z biurem księgowym przed większą zmianą dotyczącą pojazdu.

Może to być na przykład:

zakup nowego samochodu,
podpisanie umowy leasingowej,
wykup samochodu,
sprzedaż pojazdu,
zmiana sposobu wykorzystywania samochodu.

Dzięki temu przedsiębiorca może wcześniej ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne i jak przygotować się do danej transakcji.

Porządek w dokumentach samochodu ułatwia rozliczenia

Samochód firmowy może generować kilkanaście różnych rodzajów dokumentów w ciągu roku.

Najprostszym sposobem na ograniczenie chaosu jest regularne przekazywanie faktur i informacji oraz wyraźne przypisywanie ich do konkretnego pojazdu.

Dzięki temu księgowa ma pełniejszy obraz kosztów związanych z samochodem, a przedsiębiorca łatwiej kontroluje wydatki dotyczące jego użytkowania.

Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości firmy?

IT-BILLING pomaga przedsiębiorcom w bieżącej obsłudze księgowej oraz porządkowaniu dokumentacji związanej z działalnością, w tym dokumentów dotyczących samochodów wykorzystywanych w firmie.

Jeżeli szukasz biura księgowego i zależy Ci na sprawnej, uporządkowanej współpracy, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/