Leasing jest popularnym sposobem finansowania samochodów, maszyn, sprzętu i innych składników wykorzystywanych w działalności. Dla przedsiębiorcy liczy się jednak nie tylko wysokość miesięcznej raty.

Znaczenie mają również warunki umowy, opłata początkowa, harmonogram płatności, sposób wykorzystywania przedmiotu leasingu oraz późniejszy wykup.

Dlatego przed podpisaniem umowy warto przekazać jej najważniejsze założenia do biura księgowego i wcześniej ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne do prawidłowej obsługi leasingu.

Co właściwie będzie przedmiotem leasingu?

Pierwsza informacja dotyczy tego, co przedsiębiorca zamierza sfinansować.

Może to być między innymi:

• samochód osobowy,
• samochód dostawczy,
• maszyna,
• urządzenie,
• sprzęt komputerowy,
• wyposażenie wykorzystywane w działalności.

Rodzaj przedmiotu oraz sposób jego użytkowania mogą mieć znaczenie dla późniejszego rozliczania wydatków.

Dlatego warto przekazać księgowej nie tylko wartość umowy, ale również informację, do czego dany przedmiot będzie wykorzystywany.

Nie patrz wyłącznie na wysokość raty

Porównując oferty leasingowe, przedsiębiorcy często skupiają się przede wszystkim na miesięcznej racie.

Tymczasem całkowity koszt umowy może obejmować również:

• opłatę wstępną,
• raty leasingowe,
• dodatkowe opłaty,
• ubezpieczenie,
• prowizje,
• koszty administracyjne,
• wartość wykupu.

Dwie oferty z podobną miesięczną ratą mogą więc różnić się całkowitym kosztem oraz konstrukcją umowy.

Opłata wstępna – warto ją ustalić wcześniej

W wielu umowach leasingowych pojawia się opłata początkowa.

Jej wysokość może mieć znaczenie dla bieżących wydatków firmy, dlatego warto wcześniej ustalić:

• jaka będzie jej wartość,
• kiedy zostanie zapłacona,
• jaki dokument zostanie wystawiony,
• czy przedsiębiorca dysponuje środkami na jej pokrycie.

Nie należy zakładać, że każda wpłata związana z rozpoczęciem leasingu będzie dokumentowana i rozliczana w identyczny sposób.

Harmonogram płatności też jest ważnym dokumentem

Po podpisaniu umowy warto przekazać do biura księgowego harmonogram płatności.

Dzięki temu księgowa może zobaczyć:

• okres trwania leasingu,
• liczbę rat,
• ich wysokość,
• terminy płatności,
• wartość końcową,
• ewentualne dodatkowe opłaty.

Harmonogram pomaga również przedsiębiorcy kontrolować przyszłe zobowiązania i planować płynność finansową firmy.

Samochód w leasingu – ustal sposób użytkowania

Jeżeli przedmiotem leasingu jest samochód, znaczenie może mieć również sposób jego wykorzystywania.

Warto ustalić, czy pojazd będzie używany:

• wyłącznie w działalności,
• zarówno firmowo, jak i prywatnie,
• przez jedną osobę,
• przez kilku pracowników.

Takie informacje mogą mieć znaczenie dla sposobu dokumentowania i rozliczania wydatków związanych z pojazdem.

Ubezpieczenie – osobno czy w ramach umowy?

W przypadku leasingu samochodu często pojawia się także kwestia ubezpieczenia.

Warto sprawdzić:

• kto zawiera polisę,
• kto opłaca składkę,
• czy ubezpieczenie jest rozliczane osobno,
• czy koszt został uwzględniony w harmonogramie,
• jakie dokumenty będą wystawiane.

Księgowa powinna otrzymać zarówno informacje dotyczące leasingu, jak i dokumentację ubezpieczeniową.

Sprawdź, jak będzie wyglądał wykup

Wykup przedmiotu leasingu jest często traktowany jako temat odległy, ale warto zwrócić na niego uwagę już przy podpisywaniu umowy.

Należy sprawdzić między innymi:

• jaka będzie wartość wykupu,
• kiedy nastąpi,
• czy przedsiębiorca planuje zatrzymać przedmiot,
• w jaki sposób zamierza go dalej wykorzystywać.

Szczególnie przy leasingu samochodu warto wcześniej wiedzieć, co przedsiębiorca zamierza zrobić po zakończeniu umowy.

Uważaj na dodatkowe opłaty

W umowie leasingowej mogą pojawiać się również opłaty niezwiązane bezpośrednio z ratą.

Mogą dotyczyć na przykład:

• przygotowania dokumentów,
• zmian w umowie,
• dodatkowych usług,
• obsługi administracyjnej,
• wcześniejszego zakończenia umowy,
• zmiany harmonogramu.

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić tabelę opłat i prowizji, a nie tylko podstawowe parametry oferty.

Co przekazać księgowej po podpisaniu umowy?

Po zawarciu leasingu dobrze jest od razu przekazać kompletny zestaw dokumentów.

W praktyce mogą to być:

• umowa leasingowa,
• harmonogram płatności,
• faktura dotycząca opłaty wstępnej,
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia,
• dane przedmiotu leasingu,
• informacje o sposobie wykorzystywania,
• ewentualne aneksy.

Później należy również regularnie przekazywać faktury wystawiane w kolejnych miesiącach.

Aneks do umowy też ma znaczenie

Jeżeli w trakcie leasingu zmieniają się warunki umowy, warto przekazać księgowej każdą aktualizację.

Może chodzić między innymi o:

• zmianę harmonogramu,
• wydłużenie okresu leasingu,
• zmianę wysokości rat,
• zmianę danych przedsiębiorcy,
• zmianę warunków finansowania.

Nie należy zakładać, że biuro księgowe automatycznie otrzyma taką informację od firmy leasingowej.

Leasing czy zakup za gotówkę?

Leasing nie zawsze musi być najlepszym rozwiązaniem dla każdej firmy.

Przed podjęciem decyzji warto porównać:

• całkowity koszt,
• wpływ na bieżącą płynność,
• wysokość początkowego wydatku,
• czas trwania zobowiązania,
• planowany okres korzystania z przedmiotu,
• sposób finansowania alternatywnego.

W niektórych firmach większe znaczenie będzie miała niska rata, w innych możliwość ograniczenia jednorazowego wydatku.

Nie podpisuj umowy bez przeczytania warunków

Leasing jest zobowiązaniem na określony czas.

Dlatego przed podpisaniem dokumentów warto dokładnie sprawdzić:

• czas trwania umowy,
• całkowity koszt,
• zasady wcześniejszego zakończenia,
• warunki wykupu,
• obowiązki dotyczące ubezpieczenia,
• dodatkowe opłaty,
• procedury w przypadku szkody lub zmiany sytuacji firmy.

Im lepiej przedsiębiorca zna warunki umowy, tym mniej niespodzianek pojawia się później.

Warto skonsultować warunki przed podpisaniem

Najlepszym momentem na zadanie pytań dotyczących księgowości jest etap przed zawarciem umowy.

Można wtedy przekazać księgowej podstawowe parametry oferty i ustalić:

• jakie dokumenty będą potrzebne,
• jak organizować ich przekazywanie,
• jakie informacje są istotne,
• na co zwrócić uwagę przy wykupie lub zmianach umowy.

Dzięki temu przedsiębiorca podejmuje decyzję z pełniejszym obrazem przyszłych obowiązków.

Dobrze przygotowany leasing to mniej niespodzianek

Leasing może być wygodnym sposobem finansowania firmowego majątku, ale warto patrzeć na niego szerzej niż tylko przez wysokość miesięcznej raty.

Znaczenie mają warunki całej umowy, sposób użytkowania przedmiotu, dodatkowe koszty, dokumentacja i plany po zakończeniu leasingu.

Im wcześniej przedsiębiorca uporządkuje te kwestie, tym łatwiej później prowadzić bieżące rozliczenia.

Planujesz leasing w swojej firmie?

IT-BILLING pomaga przedsiębiorcom w bieżącej obsłudze księgowej oraz porządkowaniu dokumentacji związanej z finansowaniem działalności.

Jeżeli planujesz leasing i chcesz wcześniej ustalić, jakie dokumenty będą potrzebne do księgowości, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/