Księgowość online czy tradycyjna współpraca z biurem?

Sposób współpracy z biurem księgowym może wyglądać dziś zupełnie inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Dokumenty nie muszą być przekazywane wyłącznie w formie papierowej, a kontakt z księgową może odbywać się telefonicznie, mailowo lub całkowicie zdalnie.

Dla wielu przedsiębiorców pojawia się więc pytanie: lepiej wybrać księgowość online czy bardziej tradycyjny model współpracy?

Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej firmy. Najważniejsze jest dopasowanie sposobu obsługi do rodzaju działalności, liczby dokumentów i codziennej organizacji pracy.

Na czym polega księgowość online?

Księgowość online oznacza przede wszystkim zdalną współpracę przedsiębiorcy z biurem księgowym.

Dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie, a większość bieżących spraw można załatwić bez konieczności osobistego dostarczania dokumentacji.

W praktyce przedsiębiorca może:

• przesyłać faktury i inne dokumenty elektronicznie,
• kontaktować się z księgową telefonicznie lub mailowo,
• otrzymywać informacje dotyczące bieżących rozliczeń zdalnie,
• przekazywać dodatkowe informacje bez wizyty w biurze.

To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, które już na co dzień korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów.

Kiedy księgowość online jest wygodnym rozwiązaniem?

Zdalna współpraca może być szczególnie praktyczna dla przedsiębiorców, którzy nie chcą tracić czasu na regularne dostarczanie dokumentów osobiście.

Może sprawdzić się między innymi wtedy, gdy:

• większość faktur otrzymujesz elektronicznie,
• wystawiasz dokumenty sprzedażowe w programie online,
• pracujesz poza miejscem prowadzenia działalności,
• często jesteś w trasie,
• prowadzisz działalność z domu,
• zależy Ci na szybkim przekazywaniu dokumentów.

Dla takich firm możliwość przesłania dokumentów bezpośrednio z komputera lub telefonu może znacznie uprościć codzienną organizację.

Co daje tradycyjna współpraca z biurem księgowym?

Nie każdy przedsiębiorca chce całkowicie rezygnować z papierowych dokumentów.

W tradycyjnym modelu przedsiębiorca może nadal przekazywać dokumenty w ustalonej formie i korzystać z bardziej klasycznego sposobu organizacji współpracy.

Takie rozwiązanie może być wygodne dla osób, które:

• otrzymują dużo dokumentów w wersji papierowej,
• nie chcą samodzielnie skanować dokumentacji,
• preferują klasyczny sposób przekazywania dokumentów,
• nie korzystają na co dzień z wielu narzędzi internetowych.

Najważniejsze jest to, aby sposób współpracy był wygodny i możliwy do stosowania regularnie.

Księgowość online nie oznacza automatycznej księgowości

Warto rozróżnić dwie kwestie.

Księgowość online nie oznacza, że przedsiębiorca zostaje sam z programem, który automatycznie wykonuje wszystkie rozliczenia.

Współpraca z biurem księgowym nadal oznacza kontakt z osobą odpowiedzialną za obsługę firmy, natomiast dokumenty i informacje mogą być przekazywane zdalnie.

Dzięki temu przedsiębiorca może korzystać z wygody rozwiązań internetowych bez konieczności samodzielnego zajmowania się całą księgowością.

Liczy się przede wszystkim sprawny obieg dokumentów

Niezależnie od wybranego modelu największe znaczenie ma sposób organizacji dokumentów.

Jeżeli faktury są przekazywane regularnie, dokumentacja jest kompletna, a ważne informacje trafiają do księgowej na bieżąco, współpraca może przebiegać sprawnie zarówno online, jak i w modelu tradycyjnym.

Problemy najczęściej pojawiają się nie ze względu na samą formę współpracy, ale wtedy, gdy dokumenty trafiają do biura w ostatniej chwili albo są rozproszone w wielu różnych miejscach.

Można połączyć oba modele

W praktyce współpraca nie musi być wyłącznie online albo wyłącznie tradycyjna.

Możliwe jest również rozwiązanie mieszane.

Przykładowo:

• faktury elektroniczne można przesyłać zdalnie,
• dokumenty papierowe przekazywać okresowo,
• bieżące pytania omawiać telefonicznie,
• pilne informacje przekazywać od razu drogą elektroniczną.

Dzięki temu sposób obsługi można dopasować do realnego sposobu działania firmy, zamiast narzucać jeden sztywny schemat.

Na co zwrócić uwagę wybierając sposób współpracy?

Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:

• Ile dokumentów generuje firma każdego miesiąca?
• Czy większość dokumentów otrzymuję elektronicznie?
• Czy chcę regularnie odwiedzać biuro?
• Jak szybko chcę przekazywać dokumenty i informacje?
• Czy pracuję głównie przy komputerze, czy poza biurem?
• Jaki sposób kontaktu jest dla mnie najbardziej wygodny?

Odpowiedzi zwykle szybko pokazują, który model będzie bardziej praktyczny.

Najlepszy model to ten, który działa w codziennej pracy

Księgowość online może oszczędzić czas i uprościć przekazywanie dokumentów. Tradycyjna współpraca również może być dobrym rozwiązaniem, jeżeli przedsiębiorca preferuje papierową dokumentację i taki sposób organizacji.

Najważniejsze jest zachowanie regularności, kompletności dokumentów i sprawnego kontaktu z biurem księgowym.

Dobry sposób współpracy powinien przede wszystkim ułatwiać prowadzenie firmy, a nie tworzyć kolejne obowiązki.

Szukasz wygodnego sposobu współpracy z biurem księgowym?

W IT-BILLING obsługujemy przedsiębiorców zarówno w tradycyjnym, jak i zdalnym modelu współpracy. Sposób przekazywania dokumentów i bieżącego kontaktu można dopasować do potrzeb oraz organizacji konkretnej firmy.

Jeżeli zależy Ci na sprawnej księgowości i wygodnym kontakcie, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Więcej informacji:
https://it-billing.pl/kontakt/