Obsługa księgowa branży medycznej

Księgowość dla lekarzy i branży medycznej

Prowadzę księgowość dla lekarzy, stomatologów, fizjoterapeutów, gabinetów medycznych oraz podmiotów leczniczych i spółek. Rozliczam kontrakty B2B, prywatne praktyki, koszty wyposażenia, leasing aparatury oraz personel i współpracowników. Pomagam uporządkować dokumentację i bezpiecznie zorganizować współpracę online.

Zapytaj o księgowość medyczną
Poznaj zakres obsługi

W czym mogę pomóc

  • prowadzić bieżącą księgowość praktyki lekarskiej, gabinetu lub spółki medycznej,
  • ewidencjonować przychody z kontraktów medycznych, wizyt prywatnych i NFZ,
  • rozliczać koszty wyposażenia gabinetu, leasingu aparatury i środków trwałych,
  • przejąć księgowość działającej praktyki oraz prowadzić kadry i płace personelu.

Specyfika księgowości w branży medycznej

Wykonywanie zawodu lekarza, stomatologa czy fizjoterapeuty wiąże się ze szczególnymi uwarunkowaniami formalnymi i podatkowymi. Działalność może przybierać postać indywidualnej praktyki lekarskiej, kontraktu ze szpitalem lub przychodnią, wielostanowiskowego gabinetu, a także spółki z o.o. Każda z tych form charakteryzuje się odmiennym sposobem ewidencji przychodów, obiegu dokumentacji oraz specyfiką wydatków – od materiałów medycznych i leków, przez utylizację odpadów, po leasing zaawansowanej aparatury diagnostycznej czy najem lokalu.

Ważnym obszarem w branży medycznej są rozliczenia podatku VAT. Choć usługi w zakresie opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia co do zasady korzystają ze zwolnienia z VAT, to kwalifikacja podatkowa zależy od rodzaju świadczonych usług i konkretnej sytuacji – inne zasady mogą dotyczyć zabiegów estetycznych, badań profilaktycznych czy sprzedaży wyrobów medycznych. Wybór formy opodatkowania dochodów zależy natomiast od indywidualnej struktury kosztów i planów rozwoju praktyki.

Prowadzę obsługę księgową i wykonuję uzgodnione czynności formalne związane z tą obsługą. Zakres obsługi nie obejmuje usług prawnych ani indywidualnych opinii podatkowych.

Co ustalam przed rozpoczęciem obsługi

  • formę działalności (JDG, indywidualna lub grupowa praktyka lekarska, spółka z o.o.),
  • zakres i charakter świadczonych usług (kontrakty ze szpitalami, gabinet, podwykonawstwo),
  • status VAT i ewentualne czynności podlegające opodatkowaniu,
  • sposób dokumentowania sprzedaży (faktury, raporty z kas fiskalnych, systemy medyczne),
  • posiadany sprzęt, leasingi aparatury i planowane inwestycje,
  • sposób zatrudniania personelu pomocniczego, recepcji i współpracowników.

Jak może wyglądać obsługa księgowa w branży medycznej

Zakres współpracy dopasowuję do skali działalności – od indywidualnej praktyki na kontrakcie po rozbudowany gabinet stomatologiczny lub podmiot leczniczy. Obejmuje on uzgodnione elementy pełnej księgowości spółek lub uproszczonej księgowości (KPiR, ryczałt) oraz bieżące rozliczenia.

Bieżąca księgowość praktyki lekarskiej

Prowadzę księgi rachunkowe podmiotów leczniczych lub ewidencje podatkowe (KPiR, ryczałt) lekarzy i fizjoterapeutów w uzgodnionym zakresie.

Przychody i dokumentowanie usług medycznych

Ewidencjonuję przychody z kontraktów ze szpitalami, faktur dla klinik, raportów dobowych i miesięcznych z kas fiskalnych oraz rozliczeń z NFZ.

Koszty gabinetu i materiałów medycznych

Rozliczam wydatki na materiały jednorazowe, leki, środki dezynfekcyjne, utylizację odpadów medycznych, szkolenia oraz najem i eksploatację gabinetu.

Sprzęt, środki trwałe i leasing aparatury

Wprowadzam do ewidencji fotele stomatologiczne, unity, aparaty USG oraz urządzenia zabiegowe, rozliczając odpisy amortyzacyjne i raty leasingu.

VAT i rozliczenia czynności medycznych

Weryfikuję dokumenty pod kątem zastosowania zwolnienia z podatku VAT lub właściwych stawek dla usług towarzyszących oraz sporządzam pliki JPK_VAT.

Kadry i współpracownicy gabinetu

Jeśli zatrudniasz asystentki, higienistki stomatologiczne, rejestratorki lub współpracujesz z lekarzami, zapewniam obsługę kadr i płac.

W jakich sytuacjach pomagam lekarzom i placówkom medycznym

Rozwój praktyki medycznej wiąże się ze zmianami organizacyjnymi. Pomagam lekarzom przechodzącym z etatu na kontrakt B2B, specjalistom otwierającym pierwszy gabinet oraz właścicielom klinik zatrudniającym personel. Jeśli dopiero planujesz zarejestrowanie działalności, pomagam przy zakładaniu i rejestracji firmy.

  • przechodzisz z umowy o pracę na kontrakt szpitalny w ramach własnej działalności,
  • otwierasz prywatny gabinet lekarski, stomatologiczny lub pracownię fizjoterapii,
  • inwestujesz w aparaturę diagnostyczną, sprzęt zabiegowy lub leasing samochodu,
  • dotychczasowe biuro nie radzi sobie z rozliczeniami medycznymi lub ma opóźnienia.

Przejście na kontrakt

Sprawnie wdrażam ewidencję przychodów i rozliczanie kosztów na B2B.

Otwarcie gabinetu

Pomagam zorganizować obieg faktur, raportów fiskalnych i wydatków.

Inwestycje w sprzęt

Prawidłowo ujmuję leasing aparatury, amortyzację i środki trwałe.

Przejęcie ksiąg i weryfikacja

Sprawdzam stan zapisów, ewidencję sprzętu i porządkuję dokumenty.

Przejęcie księgowości praktyki lekarskiej lub podmiotu medycznego

Przejęcie ksiąg działającej praktyki lub gabinetu wymaga skrupulatnej weryfikacji dokumentacji, zwłaszcza w zakresie kwalifikacji VAT, amortyzacji sprzętu medycznego oraz rozliczeń z personelem. Każdą współpracę rozpoczynam od rzetelnej analizy stanu materiałów.

  • weryfikuję ciągłość zapisów księgowych, ewidencji podatkowych oraz deklaracji ZUS,
  • sprawdzam ewidencję środków trwałych, aparatury medycznej i umowy leasingowe,
  • analizuję prawidłowość rozliczeń podatku VAT i zastosowanych procedur,
  • weryfikuję dokumentację pracowniczą i umowy ze współpracownikami gabinetu,
  • ustalam potrzebę przygotowania ewentualnych korekt deklaracji za wcześniejsze okresy po analizie dokumentacji,
  • organizuję sprawne i bezpieczne przekazanie materiałów z dotychczasowego biura.

Zakres po analizie dokumentacji

Po zapoznaniu się z przekazanymi dokumentami przedstawiam stan faktyczny rozliczeń i uzgadniamy zakres prac porządkowych. Nie obiecuję przejęcia każdego podmiotu ani określonego wyniku czynności urzędowych.

Jak rozpoczyna się współpraca

Wdrożenie obsługi księgowej przebiega w sposób uporządkowany, tak aby nie zakłócać codziennego przyjmowania pacjentów.

01 / Analiza profilu

Poznaję model działalności (kontrakt, gabinet, spółka), zakres usług, status VAT i stan dokumentacji.

02 / Zakres obsługi

Ustalamy formę prowadzenia księgowości, ewidencję sprzętu i leasingów oraz obsługę kadrowo-płacową.

03 / Organizacja obiegu

Uzgadniamy harmonogram i sposób przesyłania comiesięcznych dokumentów kosztowych i raportów sprzedaży.

Sprawny obieg dokumentów i kontakt online

Praca w zawodzie medycznym wymaga pełnego skupienia na pacjentach, dlatego kwestie formalne powinny być możliwie proste. Moje biuro oferuje sprawny model księgowości online. Faktury kosztowe, umowy leasingu aparatury, raporty z kas fiskalnych czy zestawienia z klinik możesz przekazywać w formie elektronicznej bez wychodzenia z gabinetu. W razie potrzeby przedsiębiorcy z okolic Góry Kalwarii i Piaseczna mogą także umówić się na spotkanie osobiste w siedzibie biura.

Ustalenia organizacyjne

  • przekazywanie dokumentów kosztowych i sprzedażowych w formie cyfrowej,
  • bieżący kontakt telefoniczny i mailowy w sprawach podatkowych i rozliczeń,
  • możliwość spotkania w Górze Kalwarii po wcześniejszym ustaleniu terminu.

Pytania o księgowość w branży medycznej

Poniżej odpowiadam na najczęstsze pytania lekarzy, stomatologów i właścicieli gabinetów dotyczące organizacji księgowości.

Czy obsługujesz lekarzy prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą?

Tak. Prowadzę księgowość dla lekarzy różnych specjalizacji, stomatologów oraz fizjoterapeutów wykonujących zawód w ramach JDG, indywidualnej praktyki lekarskiej lub kontraktów ze szpitalami i przychodniami.

Czy prowadzisz księgowość gabinetów stomatologicznych i spółek medycznych?

Tak. Obsługuję zarówno jednoosobowe gabinety, jak i większe placówki, podmioty lecznicze oraz spółki z o.o. działające w branży medycznej, zapewniając prowadzenie ksiąg rachunkowych lub podatkowych ewidencji.

Czy wszystkie usługi medyczne są zwolnione z podatku VAT?

Nie. Zwolnienie z VAT dotyczy przede wszystkim usług w zakresie opieki medycznej, które służą profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia. Inne świadczenia, takie jak zabiegi czysto estetyczne bez wskazań leczniczych, niektóre badania formalne czy sprzedaż wyrobów i materiałów medycznych, mogą podlegać opodatkowaniu VAT. Sposób rozliczenia zależy od rodzaju wykonywanych czynności i okoliczności konkretnej sytuacji.

Jak rozliczany jest zakup aparatury medycznej i leasing sprzętu?

Wydatki na sprzęt medyczny (np. unity stomatologiczne, aparaty USG, wyposażenie gabinetu) ujmuję w ewidencji środków trwałych z uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych lub rozliczam bieżące raty leasingu operacyjnego zgodnie z umową i harmonogramem spłat.

Czy obsługa księgowa obejmuje także personel gabinetu i kadry?

Tak. Jeśli zatrudniasz asystentki, higienistki, recepcjonistki lub personel pomocniczy, przygotowuję listy płac, umowy, deklaracje ZUS i rozliczenia podatku dochodowego od wynagrodzeń w ramach obsługi kadrowo-płacowej.

Czy możesz przejąć księgowość działającej praktyki lub gabinetu?

Tak. Mogę przejąć prowadzenie spraw w trakcie roku podatkowego. Przed rozpoczęciem współpracy weryfikuję stan dotychczasowych ksiąg, ewidencji środków trwałych i rozliczeń ze skarbówką oraz ZUS, co pozwala na bezpieczne kontynuowanie rozliczeń.

Czy współpraca z biurem może odbywać się całkowicie online?

Tak. Wszelkie dokumenty, raporty sprzedażowe, faktury kosztowe i zestawienia możesz przesyłać drogą elektroniczną. W razie potrzeby przedsiębiorcy mogą również skorzystać z możliwości spotkania w siedzibie biura w Górze Kalwarii po wcześniejszym ustaleniu.

Zapytaj o księgowość praktyki lekarskiej lub gabinetu

Opisz profil swojej działalności medycznej, formę prawną, status VAT oraz sposób wykonywania zawodu (kontrakt, własny gabinet, spółka). Jeśli posiadasz sprzęt w leasingu lub zatrudniasz personel, wspomnij o tym w wiadomości. Skontaktuję się, aby omówić szczegóły współpracy.

Telefon

+48 697 689 695

E-mail

biuro@it-billing.pl

Siedziba biura

Góra Kalwaria

Spotkania po wcześniejszym ustaleniu