KSeF obowiązkowy od lutego 2026: Co musisz wiedzieć o e-fakturach?

Od 1 lutego (lub 1 kwietnia) 2026 r. faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) staną się obowiązkowe dla większości firm. Ministerstwo Finansów właśnie doprecyzowało zasady w nowych rozporządzeniach (obowiązujących od lutego). Poniżej rozbijam to na proste kawałki – bez prawniczego żargonu. Przygotuj się już teraz, bo zmiany dotkną JPK_VAT, faktur uproszczonych i więcej!

1. Zasady działania KSeF – nowe rozporządzenie z 12.12.2025 (Dz.U. poz. 1815)

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki definiuje, jak działać w systemie. Kluczowe punkty:

Uprawnienia i uwierzytelnianie: Jak zdobyć dostęp, jak go odebrać (z wzorem zawiadomienia) oraz metody logowania z wymaganiami technicznymi.

Dostęp do faktur bez logowania: Zakres danych do wyszukiwania e-faktur, tych z trybów offline (Offline24, Awaryjny, Niedostępność KSeF), VAT RR i korekt – nawet po przesłaniu do KSeF.

Oznaczanie faktur poza KSeF: Sposoby znakowania e-faktur dla nabywców zagranicznych/konsumentów lub używanych offline, z wymaganiami technicznymi do weryfikacji autentyczności.

Faktury z załącznikami: Szczegóły zgłoszeń (z oświadczeniami o warunkach i odpowiedzialności), procedury potwierdzeń/odebrań oraz wymagania techniczne.

To wszystko ułatwia płynne przejście na e-faktury – przetestuj system już teraz!

1. Kiedy NIE musisz wystawiać e-faktur?

Rozporządzenie z 7.12.2025 (Dz.U. poz. 1740) wyłącza z obowiązku m.in.:

Bilety na autostrady płatne (z uproszczonymi danymi).

Bilety jednorazowe na transport osób (pociągi, autobusy, promy, samoloty).

Faktury za opłaty trasowe lotnicze od EUROCONTROL.

Faktury za usługi ubezpieczeniowe/finansowe zwolnione z VAT (z uproszczonymi danymi).

Samofakturowanie, gdy nabywca nie ma NIP lub dostawca nie ma NIP.

Wyjątek: W WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa) z samofakturowaniem – e-faktura możliwa, jeśli nabywca ma VAT UE. MF podkreśla: bilety czy dokumenty ubezpieczeniowe nie zmieszczą się w KSeF ze względów technicznych.

1. Faktury uproszczone – zmiany od lutego

Rozporządzenie zmieniające z 7.12.2025 (Dz.U. poz. 1742) dostosowuje reguły dla zwolenników VAT i transakcji zwolnionych. W KSeF na fakturach uproszczonych obowiązkowo podajesz:

Swój NIP (konieczny do KSeF).

NIP nabywcy (jeśli ma; dla zagranicznych – numer EX ze zwolnieniem podmiotowym).

Proste, ale kluczowe – unikniesz błędów przy wysyłce.

1. JPK_VAT z numerami KSeF – nowości w ewidencji

Rozporządzenie z 12.12.2025 (Dz.U. poz. 1800) aktualizuje JPK_VAT od lutego 2026. Musisz podawać:

Numer KSeF dla wszystkich e-faktur (nawet z trybów offline – stan na dzień złożenia).

Nowe oznaczenia:

Oznaczenie         Co oznacza?

OFF        Faktura awaryjna bez numeru KSeF na dzień JPK.

BFK        Faktura elektroniczna/papierowa poza KSeF.

DI           Dowód inny niż e-faktura z KSeF.

Wyjaśnienia MF (z gov.pl):

Nie koryguj JPK za brak numeru KSeF (oprócz rzadkich przypadków offline24 po terminie).

Automatyzacja w e-mikrofirmie i systemach komercyjnych ułatwi wpisywanie numerów.

Błędy? Korektuj jak dotychczas – kary nie są automatyczne, tylko po wezwaniu US.

Zmiany pomijają system kaucyjny (na razie).

Gotowy na KSeF? Zacznij od rejestracji w systemie i szkolenia zespołu. To rewolucja, ale z nowymi narzędziami nie powinna boleć!