Koszty firmowe – które wydatki przedsiębiorcy najczęściej budzą wątpliwości?

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca ponosi wiele różnych wydatków. Część z nich w oczywisty sposób wiąże się z działalnością, inne mogą budzić wątpliwości: czy można je ująć w kosztach, czy potrzebne są dodatkowe dokumenty i jak wykazać ich związek z firmą?

Nie każdy wydatek opłacony z firmowego konta automatycznie staje się kosztem działalności. W praktyce znaczenie ma przede wszystkim jego związek z prowadzonym biznesem, sposób udokumentowania oraz charakter zakupu.

Co oznacza koszt firmowy?

W dużym uproszczeniu koszt firmowy powinien pozostawać w związku z prowadzoną działalnością i służyć osiąganiu przychodów, zachowaniu ich źródła albo zabezpieczeniu działalności.

Nie oznacza to jednak, że każdy zakup związany w jakikolwiek sposób z przedsiębiorcą można automatycznie zaliczyć do kosztów.

Przy ocenie wydatku warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• czy zakup ma rzeczywisty związek z działalnością,
• w jaki sposób jest wykorzystywany w firmie,
• czy został prawidłowo udokumentowany,
• czy nie ma charakteru przede wszystkim prywatnego,
• czy przepisy nie wyłączają danego rodzaju wydatku z kosztów.

W przypadku nietypowego zakupu warto od razu przekazać księgowej dodatkowe informacje, zamiast ograniczać się wyłącznie do przesłania faktury.

Telefon i internet

Telefon oraz dostęp do internetu należą do najczęstszych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców.

Jeżeli są wykorzystywane w działalności, ich związek z firmą jest zwykle łatwy do wykazania. Wątpliwości mogą jednak pojawić się wtedy, gdy ten sam telefon lub internet służy zarówno celom firmowym, jak i prywatnym.

Warto więc poinformować księgową, jak dana usługa jest wykorzystywana i czy jest przeznaczona wyłącznie na potrzeby działalności.

Komputer, telefon i inne urządzenia

Laptop, monitor, drukarka, telefon czy inne urządzenia elektroniczne mogą być niezbędne w codziennej pracy.

Znaczenie ma jednak nie tylko sam rodzaj sprzętu, ale również:

• jego wartość,
• sposób wykorzystania,
• przewidywany okres użytkowania,
• moment rozpoczęcia korzystania z niego w firmie.

Droższe urządzenie nie zawsze jest rozliczane w taki sam sposób jak niewielki bieżący zakup. Dlatego warto przekazać księgowej pełną informację o zakupionym sprzęcie.

Samochód i wydatki związane z jego użytkowaniem

Samochód jest jednym z obszarów, które najczęściej wywołują pytania przedsiębiorców.

W działalności mogą pojawiać się wydatki związane między innymi z:

• paliwem,
• naprawami,
• serwisem,
• ubezpieczeniem,
• częściami,
• opłatami parkingowymi,
• przejazdami autostradami,
• leasingiem.

Sposób rozliczenia zależy między innymi od tego, w jaki sposób pojazd jest wykorzystywany i jaki jest jego status w firmie.

Dlatego przy rozpoczęciu korzystania z samochodu w działalności warto wcześniej przekazać księgowej informacje dotyczące pojazdu oraz sposobu jego użytkowania.

Posiłki i spotkania z kontrahentami

Faktura z restauracji często budzi więcej wątpliwości niż faktura za komputer czy oprogramowanie.

Samo posiadanie faktury wystawionej na firmę nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia wydatku.

W takich sytuacjach znaczenie może mieć między innymi:

• cel spotkania,
• jego związek z działalnością,
• charakter poniesionego wydatku,
• okoliczności, w których został poniesiony.

Dlatego dobrze jest od razu opisać, czego dotyczyło spotkanie, zamiast po kilku miesiącach próbować przypomnieć sobie szczegóły konkretnej faktury.

Odzież wykorzystywana w pracy

Zakup ubrań to kolejny przykład wydatku, który często wydaje się przedsiębiorcom związany z pracą, ale nie zawsze jest jednoznaczny.

Zwykła odzież, którą można wykorzystać również prywatnie, może być oceniana inaczej niż odzież robocza, ochronna lub element stroju jednoznacznie związany z wykonywaną działalnością.

Dlatego sam argument, że ubranie jest używane podczas spotkań z klientami, nie zawsze wystarcza do uznania wydatku za firmowy.

Szkolenia, kursy i książki

Przedsiębiorcy często inwestują w rozwój zawodowy.

Szkolenia, kursy, konferencje, książki branżowe czy dostęp do specjalistycznych materiałów mogą mieć bezpośredni związek z działalnością, szczególnie jeśli pomagają zdobywać lub rozwijać kompetencje wykorzystywane w firmie.

Warto jednak zwrócić uwagę, czego konkretnie dotyczy szkolenie lub publikacja.

Im bardziej bezpośredni jest związek z wykonywaną działalnością, tym łatwiej wyjaśnić cel poniesionego wydatku.

Reklama i marketing

Wydatki marketingowe są dziś bardzo zróżnicowane.

Mogą obejmować między innymi:

• kampanie reklamowe,
• prowadzenie strony internetowej,
• pozycjonowanie,
• reklamy w mediach społecznościowych,
• wykonanie materiałów graficznych,
• druk ulotek i wizytówek,
• wykonanie zdjęć firmowych,
• narzędzia do e-mail marketingu.

W przypadku usług kupowanych od zagranicznych dostawców lub platform internetowych warto zwrócić szczególną uwagę na dokumenty otrzymywane po dokonaniu płatności.

Oprogramowanie i abonamenty internetowe

Wiele firm korzysta dziś z usług opłacanych miesięcznie lub rocznie.

Mogą to być:

• programy do fakturowania,
• narzędzia graficzne,
• oprogramowanie biurowe,
• hosting,
• domeny,
• systemy CRM,
• narzędzia do zarządzania projektami,
• aplikacje wykorzystujące sztuczną inteligencję.

Warto przechowywać faktury i inne dokumenty potwierdzające zakup, szczególnie w przypadku usług świadczonych przez firmy zagraniczne.

Wyposażenie biura i miejsca pracy

Biurko, fotel, regał, lampka czy inne elementy wyposażenia mogą być wykorzystywane w działalności.

Wątpliwości mogą pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca pracuje we własnym domu lub mieszkaniu i zakupiony przedmiot może mieć również zastosowanie prywatne.

W takiej sytuacji znaczenie ma rzeczywisty sposób wykorzystywania danego wyposażenia.

Podróże służbowe i noclegi

Jeżeli charakter działalności wymaga wyjazdów do klientów, udziału w targach, szkoleniach czy spotkaniach biznesowych, pojawiają się również wydatki związane z podróżami.

Mogą obejmować:

• bilety,
• noclegi,
• przejazdy,
• parkingi,
• opłaty drogowe.

Warto zachowywać dokumenty oraz informacje pozwalające określić cel konkretnego wyjazdu i jego związek z działalnością.

Zakupy opłacone prywatną kartą

W praktyce zdarza się, że przedsiębiorca kupuje coś dla firmy, ale płaci prywatną kartą lub z prywatnego rachunku.

Sam sposób płatności nie powinien być jedynym kryterium oceny charakteru wydatku.

W takiej sytuacji szczególnie ważne jest jednak prawidłowe udokumentowanie zakupu oraz przekazanie księgowej informacji, że wydatek dotyczył działalności.

Faktura na firmę nie zawsze wystarczy

Jednym z najczęstszych błędnych założeń jest przekonanie, że wystarczy poprosić o fakturę z NIP-em firmy, aby każdy zakup stał się kosztem firmowym.

Dokument jest bardzo ważny, ale nie zastępuje związku wydatku z działalnością.

Jeżeli cel zakupu nie jest oczywisty, warto od razu dodać krótką informację, na przykład:

• do czego zakup został wykorzystany,
• którego projektu dotyczył,
• z jakim klientem lub zleceniem był związany,
• dlaczego był potrzebny w działalności.

Takie wyjaśnienie może być znacznie łatwiejsze do przygotowania w momencie zakupu niż kilka miesięcy później.

Oddziel wydatki firmowe od prywatnych

Jednym z najprostszych sposobów na ograniczenie problemów jest możliwie wyraźne oddzielenie wydatków związanych z firmą od prywatnych zakupów.

Pomaga w tym między innymi:

• korzystanie z rachunku przeznaczonego do działalności,
• osobne przechowywanie faktur firmowych,
• regularne przekazywanie dokumentów do księgowej,
• opisywanie nietypowych wydatków,
• szybkie wyjaśnianie wątpliwości.

Im lepszy porządek w dokumentacji, tym łatwiej później ustalić charakter konkretnej transakcji.

Masz wątpliwość? Zapytaj przed zakupem lub rozliczeniem

Niektóre wydatki są oczywiste, inne wymagają dokładniejszej analizy.

Jeżeli planujesz większy lub nietypowy zakup związany z działalnością, najlepiej ustalić sposób jego rozliczenia wcześniej.

Pozwala to uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca podejmuje decyzję, zakładając określone skutki księgowe, a dopiero później dowiaduje się, że sposób rozliczenia wygląda inaczej.

Dobra organizacja kosztów ułatwia prowadzenie firmy

Porządek w wydatkach firmowych pomaga nie tylko w księgowości.

Przedsiębiorca zyskuje również lepszą kontrolę nad tym, na co firma wydaje pieniądze, jakie abonamenty opłaca i które koszty pojawiają się regularnie.

Warto więc nie ograniczać się do zbierania faktur, ale stworzyć prosty system dokumentowania i opisywania wydatków.

Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości firmy?

W IT-BILLING pomagamy przedsiębiorcom w bieżącej obsłudze księgowej oraz porządkowaniu dokumentów związanych z działalnością.

Jeżeli masz pytania dotyczące sposobu dokumentowania wydatków lub szukasz biura księgowego do prowadzenia swojej firmy, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/