Wraz z rozwojem firmy zmienia się nie tylko liczba klientów, pracowników czy dokumentów. Z czasem może zmienić się również sposób prowadzenia księgowości.

Dla części przedsiębiorców uproszczona księgowość przez długi czas pozostaje wystarczającym rozwiązaniem. W innych przypadkach rozwój działalności, zmiana formy prawnej albo większa skala operacji powodują, że konieczne lub korzystne staje się prowadzenie pełnej księgowości.

Warto więc wiedzieć, kiedy taka zmiana może się pojawić i jak się do niej przygotować.

Czym różni się uproszczona księgowość od pełnej?

Uproszczona księgowość obejmuje prostsze formy ewidencjonowania działalności i jest stosowana przede wszystkim w mniejszych firmach oraz przy określonych formach prowadzenia biznesu.

Pełna księgowość jest znacznie bardziej rozbudowana.

Obejmuje między innymi:

szczegółową ewidencję operacji gospodarczych,
konta księgowe,
rozrachunki,
aktywa i zobowiązania,
środki trwałe,
kapitały,
sporządzanie sprawozdań finansowych.

Daje też znacznie pełniejszy obraz sytuacji finansowej firmy.

Kiedy pełna księgowość staje się obowiązkowa?

Jednym z najważniejszych powodów przejścia na pełną księgowość jest obowiązek wynikający z przepisów.

Może on zależeć między innymi od:

formy prawnej działalności,
wysokości osiąganych przychodów,
rodzaju prowadzonej jednostki.

W przypadku niektórych podmiotów pełna księgowość obowiązuje od początku działalności. W innych przypadkach może pojawić się po przekroczeniu określonych limitów.

Dlatego przy dynamicznie rosnącej firmie warto regularnie sprawdzać, czy sposób prowadzenia księgowości nadal odpowiada aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa.

Zmiana formy działalności

Pełna księgowość może pojawić się również w związku ze zmianą formy prawnej.

Przykładowo przedsiębiorca może zdecydować się na przekształcenie działalności w spółkę.

Taka decyzja wpływa nie tylko na kwestie organizacyjne i prawne, ale również na sposób prowadzenia księgowości.

Dlatego planując zmianę formy działalności, warto wcześniej omówić z biurem księgowym:

termin zmiany,
zakres potrzebnych dokumentów,
sposób zamknięcia dotychczasowej ewidencji,
rozpoczęcie nowego sposobu księgowania.

Większa skala działalności

Nawet jeśli pełna księgowość nie jest jeszcze obowiązkowa, rozwój firmy może sprawić, że bardziej szczegółowe dane finansowe zaczną być przydatne.

Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw, w których rośnie:

liczba klientów,
liczba transakcji,
liczba pracowników,
liczba środków trwałych,
liczba zobowiązań i należności,
liczba rachunków bankowych,
zakres działalności.

Im bardziej rozbudowana struktura firmy, tym większe znaczenie ma dokładna informacja o jej sytuacji finansowej.

Większa kontrola nad finansami

Pełna księgowość pozwala spojrzeć na firmę szerzej niż tylko przez pryzmat przychodów i kosztów.

Może ułatwiać analizę:

należności od klientów,
zobowiązań wobec dostawców,
poziomu zadłużenia,
wartości majątku,
przepływów pieniężnych,
wyniku finansowego,
struktury kosztów.

Dla przedsiębiorcy oznacza to dostęp do bardziej szczegółowych danych, które mogą wspierać decyzje biznesowe.

Firma zaczyna korzystać z finansowania

Pełniejsza dokumentacja finansowa może mieć znaczenie również wtedy, gdy firma planuje:

kredyt,
leasing,
większą inwestycję,
pozyskanie inwestora,
udział w większym projekcie,
współpracę z instytucjami finansowymi.

W takich sytuacjach może pojawić się potrzeba przedstawienia bardziej szczegółowych danych dotyczących kondycji przedsiębiorstwa.

Rosną należności i zobowiązania

W małej firmie przedsiębiorca często jest w stanie samodzielnie kontrolować, kto zapłacił fakturę i jakie zobowiązania pozostają do uregulowania.

Przy większej skali działalności staje się to trudniejsze.

Pełna księgowość pozwala dokładniej monitorować:

należności,
zobowiązania,
terminy płatności,
rozrachunki z kontrahentami,
salda poszczególnych kont.

Może to być istotne szczególnie w firmach, które wystawiają dużo faktur z odroczonym terminem płatności.

Więcej środków trwałych i inwestycji

Rozwijająca się firma może inwestować w:

samochody,
maszyny,
nieruchomości,
sprzęt,
wyposażenie,
oprogramowanie,
inne składniki majątku.

Im większa wartość i liczba takich aktywów, tym większego znaczenia nabiera ich prawidłowa ewidencja.

Pełna księgowość pozwala znacznie dokładniej monitorować majątek przedsiębiorstwa.

Czy warto przejść wcześniej, zanim pojawi się obowiązek?

Nie każda firma powinna przechodzić na pełną księgowość wcześniej niż jest to konieczne.

To rozwiązanie wiąże się z:

większą liczbą dokumentów,
bardziej rozbudowaną ewidencją,
większą liczbą obowiązków,
zwykle wyższym kosztem obsługi księgowej.

Z drugiej strony może dawać przedsiębiorcy znacznie więcej informacji o finansach firmy.

Decyzję warto więc podejmować indywidualnie, analizując rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa.

Przygotowania warto rozpocząć wcześniej

Jeżeli wiadomo, że w kolejnym okresie firma będzie musiała przejść na pełną księgowość, nie warto czekać do ostatniego momentu.

Wcześniejsze przygotowanie pozwala:

uporządkować dokumentację,
sprawdzić ewidencję środków trwałych,
zweryfikować należności i zobowiązania,
przygotować dane kontrahentów,
uporządkować rachunki bankowe,
ustalić sposób przekazywania dokumentów.

Dzięki temu rozpoczęcie nowego sposobu prowadzenia księgowości przebiega sprawniej.

Koniec roku często jest dobrym momentem na zmianę

W wielu przypadkach przejście na pełną księgowość wiąże się z rozpoczęciem nowego roku obrotowego.

Dlatego przygotowania warto rozpocząć odpowiednio wcześniej.

Pozwala to spokojnie ustalić:

jakie dane będą potrzebne,
jakie dokumenty trzeba uzupełnić,
jak zamknąć dotychczasową ewidencję,
jak będzie wyglądać współpraca od nowego okresu.

Najgorszym rozwiązaniem jest pozostawienie wszystkich przygotowań na ostatnie dni grudnia.

Nowy sposób księgowości wymaga dobrej organizacji dokumentów

Pełna księgowość opiera się na znacznie bardziej szczegółowych danych.

Dlatego szczególnego znaczenia nabiera:

regularne przekazywanie dokumentów,
opisywanie nietypowych transakcji,
przekazywanie umów,
informowanie o zmianach,
porządek w dokumentacji bankowej,
szybkie wyjaśnianie braków.

Dobrze działający obieg dokumentów znacznie ułatwia pracę zarówno księgowej, jak i przedsiębiorcy.

Pełna księgowość to nie tylko więcej obowiązków

Przejście na pełną księgowość często kojarzy się przede wszystkim z większą liczbą formalności.

Warto jednak pamiętać, że bardziej szczegółowa ewidencja może również dostarczać przedsiębiorcy informacji, których wcześniej nie miał w tak uporządkowanej formie.

Przy większej skali działalności może to pomóc lepiej kontrolować:

płynność,
zadłużenie,
należności,
koszty,
majątek,
wynik finansowy.

Kiedy warto porozmawiać z biurem księgowym?

Najlepiej nie czekać, aż zmiana stanie się pilna.

Rozmowę warto rozpocząć, gdy:

firma szybko zwiększa przychody,
planowana jest zmiana formy prawnej,
rośnie liczba pracowników i transakcji,
pojawiają się większe inwestycje,
firma zbliża się do limitów związanych z obowiązkiem prowadzenia pełnych ksiąg,
przedsiębiorca potrzebuje dokładniejszych danych finansowych.

Wcześniejsza analiza pozwala przygotować się bez niepotrzebnego pośpiechu.

Rozwój firmy powinien iść w parze z odpowiednią księgowością

Sposób prowadzenia księgowości powinien odpowiadać rzeczywistej skali i strukturze przedsiębiorstwa.

Uproszczona księgowość może być bardzo dobrym rozwiązaniem na jednym etapie rozwoju firmy, a pełna księgowość na kolejnym.

Najważniejsze jest odpowiednio wcześnie zauważyć moment, w którym obecny model przestaje wystarczać lub pojawia się obowiązek jego zmiany.

Zastanawiasz się nad przejściem na pełną księgowość?

IT-BILLING prowadzi zarówno uproszczoną, jak i pełną księgowość oraz pomaga przedsiębiorcom przygotować się do zmiany sposobu prowadzenia ewidencji.

Jeżeli Twoja firma się rozwija i chcesz sprawdzić, czy zbliża się moment przejścia na pełną księgowość, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/