Kadry i płace bez chaosu – jakie informacje pracodawca powinien przekazywać księgowej?

Obsługa kadr i płac wymaga regularnego przepływu informacji między pracodawcą a biurem księgowym. Samo przekazanie umowy przy zatrudnieniu pracownika nie wystarcza. W trakcie współpracy pojawiają się zmiany wynagrodzenia, urlopy, zwolnienia, nieobecności, nowe umowy i inne zdarzenia, które mogą wpływać na rozliczenia.

Jeżeli informacje trafiają do księgowej z opóźnieniem albo w niepełnej formie, łatwo o dodatkowe pytania, poprawki i niepotrzebny chaos. Dlatego warto od początku ustalić prosty sposób przekazywania danych kadrowych.

Nowy pracownik – jakie informacje przekazać na początku?

Przy zatrudnieniu nowej osoby biuro księgowe powinno otrzymać komplet informacji potrzebnych do przygotowania dokumentacji i rozliczeń.

Najczęściej będą to między innymi:

• dane pracownika,
• rodzaj umowy,
• data rozpoczęcia zatrudnienia,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia,
• informacje o stanowisku,
• dodatkowe ustalenia dotyczące zatrudnienia.

Im pełniejszy zestaw danych zostanie przekazany na początku, tym mniej kwestii trzeba będzie uzupełniać później.

Zmiana wynagrodzenia powinna być zgłaszana od razu

Podwyżka, premia, zmiana składników wynagrodzenia czy zmiana wymiaru etatu mogą mieć wpływ na rozliczenie pracownika.

Dlatego takie informacje najlepiej przekazywać księgowej jeszcze przed przygotowaniem listy płac.

W praktyce warto podawać:

• czego dotyczy zmiana,
• od kiedy obowiązuje,
• jaka jest nowa wysokość wynagrodzenia,
• czy zmiana ma charakter stały czy jednorazowy.

Pozwala to ograniczyć ryzyko, że dana zmiana zostanie uwzględniona zbyt późno.

Urlopy i nieobecności

Bieżąca informacja o nieobecnościach pracowników ma duże znaczenie dla prawidłowego przygotowania wynagrodzeń.

Do biura księgowego powinny trafiać informacje o:

• urlopach wypoczynkowych,
• urlopach bezpłatnych,
• zwolnieniach lekarskich,
• opiece nad dzieckiem,
• innych usprawiedliwionych nieobecnościach.

Nie warto odkładać takich informacji do końca miesiąca. Jeżeli są przekazywane na bieżąco, przygotowanie listy płac jest znacznie prostsze.

Nadgodziny, premie i dodatki

Jeżeli w firmie występują nadgodziny, premie lub inne dodatki do wynagrodzenia, księgowa powinna otrzymać odpowiednie dane przed naliczeniem wypłat.

W zależności od organizacji pracy mogą to być informacje o:

• liczbie przepracowanych nadgodzin,
• pracy w porze nocnej,
• premiach uznaniowych lub regulaminowych,
• dodatkach funkcyjnych,
• innych składnikach wynagrodzenia.

Najlepiej ustalić jeden prosty sposób raportowania takich danych co miesiąc.

Zmiana warunków zatrudnienia

W trakcie zatrudnienia mogą zmieniać się nie tylko wynagrodzenie i wymiar etatu.

Pracodawca powinien informować również o takich zmianach jak:

• zmiana stanowiska,
• zmiana rodzaju umowy,
• przedłużenie umowy,
• zmiana czasu pracy,
• zmiana miejsca wykonywania pracy,
• inne ustalenia wpływające na warunki zatrudnienia.

Takie informacje powinny trafiać do biura księgowego możliwie szybko, aby dokumentacja pozostawała spójna z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia.

Zakończenie zatrudnienia

Równie ważne jak zatrudnienie nowej osoby jest prawidłowe przekazanie informacji o zakończeniu współpracy.

Biuro księgowe powinno wiedzieć między innymi:

• kiedy kończy się zatrudnienie,
• na jakiej podstawie,
• czy występuje niewykorzystany urlop,
• czy należy rozliczyć dodatkowe składniki wynagrodzenia,
• czy są jeszcze inne należności wobec pracownika.

Im wcześniej taka informacja zostanie przekazana, tym łatwiej przygotować końcowe rozliczenie.

Umowy cywilnoprawne też wymagają porządku

Jeżeli firma współpracuje z osobami na podstawie umów zlecenia lub innych umów cywilnoprawnych, również warto stosować uporządkowany schemat przekazywania danych.

Do biura księgowego powinny trafiać informacje dotyczące:

• rodzaju umowy,
• okresu jej obowiązywania,
• wysokości wynagrodzenia,
• sposobu rozliczenia,
• ewentualnych zmian w trakcie współpracy.

Dobrze jest również ustalić, kto i kiedy przekazuje informacje potrzebne do rozliczenia danej umowy.

Jedna ścieżka przekazywania danych działa najlepiej

W wielu firmach największy problem nie wynika z braku informacji, ale z tego, że są one przekazywane w różnych miejscach.

Część danych trafia mailem, część SMS-em, część przez komunikator, a część telefonicznie.

To zwiększa ryzyko pominięcia ważnej informacji.

Znacznie lepiej sprawdza się jedna ustalona ścieżka, na przykład:

• jeden adres e-mail do spraw kadrowych,
• jeden folder z dokumentacją,
• jedno miesięczne zestawienie zmian,
• jeden termin przekazywania danych przed listą płac.

Prosty system jest zwykle skuteczniejszy niż kilka równoległych kanałów komunikacji.

Ustal termin graniczny na informacje do wynagrodzeń

Dobrym rozwiązaniem jest określenie konkretnego dnia miesiąca, do którego powinny zostać przekazane wszystkie dane mające wpływ na wynagrodzenia.

Może to dotyczyć między innymi:

• nieobecności,
• urlopów,
• nadgodzin,
• premii,
• zmian wynagrodzenia,
• nowych i kończących się umów.

Dzięki temu pracodawca wie, do kiedy powinien zebrać informacje, a księgowa ma czas na ich uporządkowanie i przygotowanie rozliczeń.

Dobra komunikacja ogranicza liczbę poprawek

Sprawna obsługa kadr i płac opiera się przede wszystkim na regularnym i uporządkowanym przepływie informacji.

Pracodawca nie musi tworzyć skomplikowanych procedur. W większości przypadków wystarczy:

• jeden sposób przekazywania danych,
• stały termin,
• komplet informacji,
• szybkie zgłaszanie zmian.

Taki model pozwala ograniczyć liczbę dodatkowych pytań i usprawnia przygotowanie dokumentacji kadrowo-płacowej.

Potrzebujesz wsparcia w obsłudze kadr i płac?

IT-BILLING zapewnia obsługę kadrowo-płacową przedsiębiorców i pomaga uporządkować sposób przekazywania informacji dotyczących pracowników, umów i wynagrodzeń.

Jeżeli zależy Ci na sprawnej współpracy i jasnych zasadach obsługi, zapraszamy do kontaktu.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria

Kontakt:
https://it-billing.pl/kontakt/