Jak przygotować dokumenty do biura księgowego, żeby uniknąć opóźnień?

Sprawna współpraca z biurem księgowym w dużej mierze zależy od tego, jak i kiedy przekazywane są dokumenty. Nawet przy niewielkiej liczbie faktur brak jednego dokumentu, niepełne dane albo przesłanie wszystkiego w ostatniej chwili mogą utrudnić terminowe rozliczenie firmy.

Dobrze przygotowany i uporządkowany komplet dokumentów pozwala ograniczyć liczbę dodatkowych pytań, szybciej wyjaśniać ewentualne niezgodności i przede wszystkim zachować większy porządek w bieżących sprawach firmy.

Ustal stały termin przekazywania dokumentów

Jednym z najprostszych sposobów na usprawnienie współpracy jest ustalenie konkretnego terminu, w którym dokumenty trafiają do biura księgowego.

Nie warto czekać do ostatniego możliwego dnia. Jeżeli dokumenty zostaną przekazane wcześniej, pozostaje czas na sprawdzenie ich kompletności i uzupełnienie ewentualnych braków.

Dobrym rozwiązaniem jest wypracowanie prostego schematu, na przykład:

• kompletowanie dokumentów na bieżąco,
• przekazywanie ich w ustalonym dniu każdego miesiąca,
• szybkie uzupełnianie dokumentów, o które poprosi księgowa,
• informowanie o nietypowych zdarzeniach w firmie jeszcze przed przekazaniem dokumentacji.

Stały rytm znacznie ogranicza sytuacje, w których pod koniec miesiąca trzeba szukać brakujących faktur lub ustalać, czego dotyczyła konkretna płatność.

Sprawdź, czy masz wszystkie dokumenty sprzedażowe

Przed przekazaniem dokumentów warto upewnić się, że zestawienie sprzedaży jest kompletne.

W zależności od sposobu prowadzenia działalności mogą to być między innymi:

• wystawione faktury sprzedażowe,
• faktury korygujące,
• raporty z kasy fiskalnej,
• raporty z systemu sprzedażowego,
• inne dokumenty potwierdzające osiągnięty przychód.

Jeżeli korzystasz z kilku systemów do wystawiania faktur lub prowadzisz sprzedaż różnymi kanałami, szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy żaden z nich nie został pominięty.

Uporządkuj faktury kosztowe

Dokumenty dotyczące wydatków firmowych również powinny być przekazywane w uporządkowany sposób.

Przed wysłaniem warto sprawdzić przede wszystkim:

• czy dokument jest czytelny,
• czy zawiera dane firmy,
• czy nie został przesłany wcześniej,
• czego dotyczył dany zakup,
• czy zakup rzeczywiście był związany z działalnością firmy.

W przypadku mniej oczywistych wydatków dobrze od razu przekazać krótką informację dotyczącą celu zakupu. Dzięki temu księgowa nie musi później wracać z dodatkowym pytaniem.

Nie wysyłaj nieczytelnych zdjęć dokumentów

Zdjęcie wykonane pod kątem, fragment faktury poza kadrem albo słabo widoczna kwota mogą znacznie utrudnić pracę z dokumentem.

Jeżeli dokumenty są przekazywane elektronicznie, najlepiej zadbać o to, aby:

• cały dokument był widoczny,
• tekst był czytelny,
• zdjęcie nie było rozmazane,
• plik nie był przypadkowo przycięty,
• dokument został zapisany we właściwej orientacji.

W przypadku większej liczby dokumentów warto korzystać z jednej ustalonej metody ich przekazywania zamiast wysyłać część e-mailem, część komunikatorem, a pozostałe w kilku osobnych wiadomościach.

Informuj o ważnych zmianach w firmie

Nie wszystkie informacje potrzebne do prowadzenia księgowości wynikają bezpośrednio z faktur.

W ciągu miesiąca mogą wydarzyć się sytuacje, o których biuro księgowe powinno wiedzieć, na przykład:

• zakup środka trwałego lub droższego wyposażenia,
• zakup lub sprzedaż samochodu wykorzystywanego w działalności,
• podpisanie umowy leasingowej,
• rozpoczęcie współpracy z kontrahentem zagranicznym,
• pojawienie się nowego rodzaju sprzedaży,
• zatrudnienie pracownika lub zmiana warunków zatrudnienia,
• zmiana rachunku bankowego lub innych danych firmy.

Im wcześniej taka informacja zostanie przekazana, tym łatwiej odpowiednio przygotować dokumentację i uniknąć wyjaśniania sytuacji dopiero przy zamykaniu miesiąca.

Oddziel dokumenty firmowe od prywatnych

Przy dużej liczbie płatności łatwo pomylić wydatki prywatne z kosztami dotyczącymi działalności.

Dlatego dobrym nawykiem jest korzystanie z osobnego rachunku do rozliczeń firmowych oraz odkładanie dokumentów związanych z działalnością od razu po ich otrzymaniu.

Pozwala to później szybciej sprawdzić, czy do konkretnej płatności znajduje się odpowiednia faktura lub inny dokument.

Nie odkładaj wyjaśniania braków

Jeżeli biuro księgowe zgłosi brak dokumentu albo poprosi o dodatkowe informacje, najlepiej odpowiedzieć możliwie szybko.

Pozostawienie takiej wiadomości bez odpowiedzi może spowodować, że sprawa wróci dopiero w momencie przygotowywania rozliczenia.

Najczęściej wystarczy krótka informacja: przesłanie brakującego dokumentu, potwierdzenie charakteru wydatku albo wyjaśnienie, czego dotyczyła dana transakcja.

Stwórz prosty system przechowywania dokumentów

Nie trzeba korzystać z rozbudowanego systemu, aby uporządkować firmową dokumentację.

W wielu firmach dobrze sprawdza się prosty podział według miesięcy oraz rodzaju dokumentu, np.:

2026 → sierpień → sprzedaż

2026 → sierpień → koszty

2026 → sierpień → kadry

Dzięki temu dokument można szybko odnaleźć nawet kilka miesięcy później.

Najważniejsze jest jednak zachowanie jednej zasady przez cały rok zamiast zmieniania sposobu przechowywania dokumentów co kilka tygodni.

Dobra organizacja oszczędza czas przedsiębiorcy

Porządek w dokumentach nie jest potrzebny wyłącznie księgowej. Dobrze zorganizowany obieg dokumentów pomaga również przedsiębiorcy.

Pozwala szybciej odnaleźć faktury, sprawdzić historię wydatków, odpowiedzieć na pytanie dotyczące konkretnej transakcji i ograniczyć liczbę spraw, do których trzeba później wracać.

Najlepszy system to taki, który jest prosty i możliwy do stosowania każdego miesiąca.

Potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu księgowości swojej firmy?

W IT-BILLING pomagamy przedsiębiorcom prowadzić bieżące rozliczenia i organizować współpracę z biurem księgowym w sposób możliwie prosty i uporządkowany.

Jeżeli szukasz biura księgowego i zależy Ci na sprawnym kontakcie oraz jasnych zasadach przekazywania dokumentów, skontaktuj się z nami.

IT-BILLING Małgorzata Czuba
Góra Kalwaria