ALERT Kadrowo-płacowy

Jak prawidłowo ewidencjonować i rozliczać godziny nadliczbowe w 2026 roku?

Godziny nadliczbowe to częsty temat w firmach, zwłaszcza gdy potrzeby biznesu wymagają elastyczności. Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 129 § 1), standardowy czas pracy to maksymalnie 8 godzin dziennie i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym. W wyjątkowych systemach, jak równoważny czas pracy (art. 135-137 KP), skrócony tydzień (art. 143 KP) czy praca w ruchu ciągłym (art. 138 KP), dobowy limit może być dłuższy, ale nadwyżki ponad te normy kwalifikują się jako nadgodziny – dopuszczalne tylko w szczególnych przypadkach, np. pilne potrzeby pracodawcy (art. 151 § 1 KP).

Rodzaje nadgodzin i ich ewidencja

Kluczowe jest dokładne rejestrowanie nadgodzin w ewidencji czasu pracy, bo wpływa to na wynagrodzenie, dodatki i rozliczenia podatkowe (PIT). Kodeks pracy wyróżnia dwa typy:

· Nadgodziny dobowe: Przekroczenie dziennej normy (np. ponad 8 lub przedłużony limit w systemie równoważnym). Dodatek: 50% za większość przypadków, 100% za pracę w nocy, niedziele czy święta (art. 151¹ § 1 KP). Wypłata z wynagrodzeniem miesięcznym.

· Nadgodziny średniotygodniowe: Przekroczenie średniej 40-godzinnej normy tygodniowej w okresie rozliczeniowym. Dodatek: zazwyczaj 100%, chyba że rekompensowany dobowymi nadgodzinami (art. 151¹ § 2 KP).

Ważne dla podatników: Dodatki do nadgodzin podlegają opodatkowaniu PIT jak zwykłe wynagrodzenie, ale czas wolny zamiast dodatku (art. 151² KP) nie generuje przychodu. Brak ewidencji grozi karami z PIP i sporami o należne świadczenia.

Praktyczne przykłady ewidencji

Wyobraź sobie pracownika w systemie równoważnym z grafikiem: 12-godzinne zmiany, 8-godzinne i 4-godzinne. Nadgodziny dobowe liczymy dopiero po 12 godzinach w długich dniach lub po 8 w krótszych.

Przykład 1: Przedłużona zmiana Pracownik zaplanowany na 12 godzin (7:00-19:00) zostaje do 20:00 z powodu awaryjnej sytuacji. Ewidencja:

· Przepracowane: 13 godzin.

· Nadgodziny dobowe: 1 godzina (50% dodatku).

Przykład 2: Praca „przed grafikiem” W systemie podstawowym (pon.-pt., 8:00-16:00), pracownik zaczyna o 7:00 w środę (pora nocna 22:00-6:00). Ta godzina przypada do wtorkowej doby (od 8:00 wtorek do 8:00 środa). Ewidencja wtorku: 9 godzin łącznie (8:00-16:00 + 7:00-8:00), w tym 1 nadgodzina dobowa (50% dodatku).

Przykład 3: Nadgodziny po przerwie (np. awaria) Pracownik (7:00-15:00) wraca dodatkowo: pon. 15:00-17:00, śr. 18:00-20:00, pt. 17:00-18:00. Ewidencja może być w odcinkach lub jednym bloku (np. śr. 7:00-20:00), z zaznaczeniem 2+2+1=5 nadgodzin dobowymi (każda po 50% dodatku).

W systemach RCP (elektroniczna rejestracja) odcinki pracy rejestruje się osobno na podstawie „odbicia” karty.

Wyjątki i haczyki

· W ruchomym rozkładzie (art. 140¹ § 4 KP) dodatkowe zmiany w tej samej dobie nie są nadgodzinami, jeśli zaplanowane.

· Pracownicy poza zakładem (art. 149 § 2 KP) nie ewidencjonują godzin – zamiast dodatków ryczałt za przewidywane nadgodziny (art. 151¹ § 4 KP), opodatkowany PIT.

Prowadź ewidencję rzetelnie, by uniknąć błędów w PIT-11 i sporów. W 2026 roku PIP coraz częściej kontroluje te kwestie.

Źródła: Ustawa z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (art. 129, 135-137, 138, 143, 144, 149, 151, 151¹, 151², 140¹). Aktualne na styczeń 2026.